Eos werkt volgens het principe van éénmalige aankoop van gebruikslicenties (aan een correcte, KMO-gerichte prijs).

Bij een ERP-implementatie is het altijd de bedoeling om een lange-termijn relatie op te bouwen. Een firma wijzigt nu eenmaal niet om de haverklap van ERP-software ! En in die optiek is het voor onze trouwe klanten veruit het goedkoopste systeem om een éénmalige investering te doen.

Dit is geldig zowel voor de pakketlicenties van EOS zelf, als voor de onderliggende databaselicenties van Progress OpenEdge.

Op beiden is er wel een onderhoudscontract voorzien.

De kostprijs van het onderhoudscontract is altijd een vast percentage op de aangekochte licenties, het aantal gebruikers en de extra specifieke programmatie.

Het gaat in principe in bij de effectieve opstart en wordt op voorhand gefactureerd. Afhankelijk van het product gebeurt dit 6-maandelijks of jaarlijks.
De opzegtermijn bedraagt telkens 3 maand voor de volgende afrekenperiode.

Het onderhoudscontract op onze software bevat

• upgrades (wettelijke wijzigingen, algemeen aangebrachte aanpassingen, uitbreidingen op de aangekochte modules, enz...)
  Ook de extra specifieke programmatie per klant maakt deel uit van het onderhoudscontract.
• bugfixing
• onbeperkte assistentie (via e-mail, telefonisch, enz...)

Ook wij worden graag asap geholpen bij problemen.

Vandaar dat u bij een telefonische oproep direct iemand aan de lijn krijgt die ook daadwerkelijk kan helpen (uitleg geven, uw scherm overnemen en u verder begeleiden, inbellen op de server om een probleem verder te onderzoeken).
En dit gebeurt met de glimlach !
Dus bij ons geen toestanden waarbij u eerst een oproepnummertje krijgt, uw probleem mag uitleggen aan een telefonist(e), en dat er u dan iemand (ooit eens) terugbelt...

Is er niemand meer op kantoor, dan wordt u automatisch doorgeschakeld naar de GSM van de zaakvoerder.

Een goeie service is nu eenmaal heel belangrijk !

Onze softwareoplossing is een klassiek, modulair opgebouwd ERP pakket, gebaseerd op meer dan 30 jaar ervaring in onze Vlaamse KMO-wereld.

Het is dus niet 'webbased', maar kan wel perfect werken zowel in de 'cloud' als 'on premise' (lokaal op server of PC).
Dit maakt voor ons geen enkel verschil !

Indien gewenst zetten wij dus graag voor onze klanten een 'dedicated cloudserver' op in een datacenter, en dit aan democratische prijzen !

Jawel, maar...

Dit doen wij niet zelf.
Ieder zijn specialiteit !

Aangezien wij enkel pure specialisten zijn op vlak van ERP-oplossingen, werken we hiervoor reeds jarenlang samen met een IT-partner die niets anders doet dan hardware, netwerkbeheer en VOIP.
Deze IT-partner heeft diverse techniekers in dienst, die allen onze manier van werken kennen. Ook bij hen staat een goeie en snelle service op de eerste plaats.
EOS neemt dan ook de volledige verantwoordelijkheid in gezamenlijke projecten.

Conclusie : EOS kan dus perfect instaan als totale partner voor alles wat uw IT betreft.

Algemene voorwaarden EOS BV

Goede afspraken zijn een basis van een goede samenwerking. Onze voorwaarden zijn gesteund op een wederzijds begrip en vertrouwen, en zijn bedoeld om de werkelijke wil van de partijen te verankeren in een correcte en evenwichtige contractuele relatie tussen partijen.

Algemeen

1. Niettegenstaande andersluidende bepalingen uitgaande van de Klant, zijn de algemene voorwaarden en de overige uitdrukkelijk overeengekomen bijzondere voorwaarden automatisch van toepassing op alle huidige en toekomstige aanbiedingen, bestellingen, overeenkomsten en leveringen m.b.t. de levering van hardware, software en/of diensten door EOS BV, (hierna “EOS” genoemd), met maatschappelijke zetel te 8501 Bissegem, Meensesteenweg 383, België, gekend onder RPR Gent, Afdeling Kortrijk, BTW-BE 0435.454.378 aan de Klant.
2. Door het plaatsen van een bestelling, of bij gebrek daaraan, door de ondertekening of de uitvoering van de overeenkomst door EOS of de Klant, erkent de Klant kennis genomen te hebben van deze voorwaarden en aanvaardt hij deze.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen tegenstelbaar aan EOS, indien EOS deze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaard heeft. In dat geval blijven de andere bepalingen van deze voorwaarden van toepassing. Aan overeengekomen afwijkingen kan de Klant geen rechten ontlenen voor toekomstige transacties.
4. Ingeval van tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de bijzondere voorwaarden hebben de bijzondere voorwaarden voorrang.

Offertes en bestellingen

1. Alle offertes en/of aanbiedingen door EOS zijn herroepelijk en vrijblijvend. EOS zal slechts gehouden zijn voor bestellingen die zij aanvaard heeft. De offertes en/of aanbiedingen vervallen indien ze niet binnen de dertig (30) dagen door de Klant aanvaard zijn, tenzij anders vermeld. De overeenkomst tussen EOS en de Klant komt slechts definitief tot stand nadat EOS de bestelling van de Klant schriftelijk of elektronisch aanvaard heeft en/of wanneer EOS de overeenkomst uitvoert.
2. De gehele of gedeeltelijke verbreking van de overeenkomst door of lastens de Klant geeft EOS het recht op een schadevergoeding van twintig percent (20%) van de verkoopprijs, zonder dat EOS het bestaan of de omvang van de werkelijk geleden schade dient te bewijzen. EOS behoudt zich het recht voor een hogere schadevergoeding te vorderen, indien daartoe het bewijs wordt geleverd. Diezelfde rechten komen toe ingeval van gehele of gedeeltelijke verbreking door of lastens EOS, en dit ten gunste van de Klant.

Levering en aanvaarding

1. Tenzij anders overeengekomen, wordt de hardware op kosten van de Klant geleverd op het door de Klant aangegeven adres. De Klant aanvaardt gedeeltelijke leveringen.
2. Het risico met betrekking tot de hardware gaat over op de Klant bij het verlaten van het magazijn van de leverancier. Het transport gebeurt steeds op risico en verantwoordelijkheid van de Klant.
3. In geval van verkoop gebeurt de eigendomsoverdracht pas bij de volledige betaling van de prijs en verschuldigde interesten, kosten en schadevergoedingen.
4. De ondertekening door de Klant van de leveringsbon geldt als bewijs van de levering van de hardware, software of diensten.
5. Eventuele niet-conformiteiten of zichtbare gebreken (o.a. merk, kwaliteit, kwantiteit, beschadigingen, …) betreffende de geleverde goederen dienen uiterlijk binnen de 15 dagen na levering te worden gemeld. Na deze periode van de goederen kan EOS in geen enkel geval nog aansprakelijk worden gesteld voor niet-conformiteiten en zichtbare gebreken. 

Prijzen – betaaltermijn – protest

1. Alle prijzen en andere bedragen zoals vermeld op de bestelbon of offerte, zijn in euro en exclusief BTW, andere belastingen en heffingen. Alle kosten, boetes, belastingen, heffingen en rechten die aan EOS zouden worden opgelegd en die betrekking hebben op het bezit of het gebruik van de hardware, komen ten laste van de Klant. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld op de bestelbon, omvatten de prijzen niet de installatie-, inwerkingstelling- en transportkosten of enige andere kosten. Deze kosten en alle extra en aanvullende prestaties worden vergoed aan de op dat ogenblik door EOS gehanteerde tarieven. 
2. Alle facturen zijn betaalbaar, in euro op de maatschappelijke zetel en moeten worden betaald op de vervaldatum vermeld op de factuur en bij gebreke hieraan, in ieder geval uiterlijk vijftien (15) dagen na factuurdatum. Bij laattijdige betalingen is de Klant vanaf de vervaldag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een nalatigheidsintrest van één percent (1%) per maand verschuldigd, waarbij elke begonnen maand beschouwd wordt als zijnde verlopen. Ingeval van gehele of gedeeltelijke laattijdige betaling is de Klant daarenboven, zonder voorafgaande ingebrekestelling, een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van tien percent (10%) op het totale factuurbedrag, met een minimum van achthonderd EUR (€ 800,00). Diezelfde bijkomende kosten zullen moeten betaald worden indien EOS nalaat een creditnota terug te betalen aan de Klant. Ingeval van betwisting dient de factuur aangetekend en gemotiveerd te worden geprotesteerd binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst. Bij gebrek aan tijdig gemotiveerd protest wordt de factuur beschouwd als zijnde aanvaard.
3. Bij niet-betaling op de vervaldag van één of meerdere facturen en/of in het geval de facturen opeisbaar zijn conform art. 4.2. van de algemene voorwaarden, behoudt EOS zich het recht alle lopende bestellingen van diensten, herstellingen en/of nazichten van de desbetreffende goederen op te schorten. Tevens is EOS in dit geval gerechtigd om zonder gerechtelijke tussenkomst en zonder voorafgaande ingebrekestelling de desbetreffende overeenkomsten te ontbinden mits passende kennisgeving, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn en onverminderd de haar verder toekomende rechten. In dit geval is de Klant tevens aan EOS een vergoeding verschuldigd die overeenstemt met de opgelopen schade, die ten minste vijftien percent (15%) bedraagt van de overeengekomen prijs zonder taksen. Bovendien zal een betaald voorschot in dit geval, maar ook in alle andere gevallen van verbreking ten laste van de Klant, in ieder geval verworven en behouden blijven, ten titel van schadeloosstelling en zal deze minstens aangewend kunne worden op de schadeloosstelling.

Levertermijnen en overmacht/moeilijkere omstandigheden

1. EOS doet steeds haar uiterste best en al het nodige om de leveringstermijnen maximaal te eerbiedigen. Evenwel zijn partijen op de hoogte dat iedereen afhankelijk is van diverse factoren en mogelijke onvoorzien omstandigheden (stockout, hacking, gijzelhacking…). Behoudens grove schuld aan EOS haar zijde geeft een loutere vertraging in de levering de Klant dan ook nooit het recht op gehele of gedeeltelijke ontbinding van de overeenkomst. Bij schromelijke vertraging in de leveringstermijn die aan EOS te wijten is, zal enkel een ontbinding en/of een schadevergoeding kunnen gevraagd worden na voorafgaande en schriftelijk ingebrekestelling waarbij aan EOS een laatst termijn gegeven wordt van zestig (60) dagen. Dergelijke eventuele schadevergoeding zal nooit meer kunnen bedragen dan 10% van de factuursom waarbij eerst het bewijs van schade zal moeten worden geleverd door de Klant.
2. Overmacht en/of een andere omstandigheid die een levering geheel of gedeeltelijk onmogelijk maakt en/of tijdelijk bemoeilijkt geeft EOS de mogelijkheid om, zonder vergoeding, de uitvoering van de overeenkomst te schorsen, dan wel geheel of gedeeltelijk aan de overeenkomst te verzaken, en dit zonder recht op schadevergoeding voor de Klant. Als dergelijke situaties worden beschouwd: ongevallen, uitzonderlijke of slechte weeromstandigheden die de opbrengsten aanzienlijk hebben aangetast of vernield, staking, brand, epidemieën, gebrek aan belevering en/of tekorten van grondstoffen of arbeidskrachten, aanzienlijke prijsstijgingen van de grondstoffen (met méér dan 10%), productiestopzettingen, niet meer voorradig zijn van goederen… Diezelfde rechten komen toe aan de Klant. Partijen erkennen dat de gehele schorsing en/of gehele verzaking niet mogelijk is indien het probleem slechts betrekking heeft op een deel van de overeenkomst. 

Waarborgen

1. Alle contractuele verplichtingen van EOS zijn inspanningsverbintenissen. De software wordt geleverd op een “as is”-basis en EOS garandeert niet dat deze vrij is van fouten of gebreken.
2. EOS is enkel aansprakelijk voor een verborgen gebrek in de geleverde hardware dat bestaat op het ogenblik van de levering en dat zich manifesteert binnen een termijn van één (1) jaar vanaf de levering. EOS kan hierbij enkel verplicht worden tot het vervangen of het herstellen van gebrekkige of beschadigde goederen, zonder dat de Klant aanspraak kan maken op enige andere schade noch enige vorm van schadevergoeding, behoudens in geval van opzettelijke of zware fout; indirecte of gevolgschade wordt evenmin vergoed behoudens in geval van opzettelijk of zware fout. De Klant zal na afloop van voormelde desbetreffende termijn alle verhaal tegen EOS verliezen, en dit voor alle gebreken, ook indien er desgevallend in voormelde desbetreffende periode reeds een herstel of vervanging zou geweest zijn. Bovendien is voormelde waarborg van EOS ten opzichte van haar Klant steeds en in ieder geval beperkt tot de duurtijd en de omvang van de waarborg die door de fabrikant/producent/invoerder wordt gegeven. EOS zal evenmin kunnen aansprakelijk gesteld worden voor eventuele gebreken waarvoor de fabrikant/producent/invoerder geen vrijwaring geeft.
   Eventuele uitgebreidere, commerciële garanties verstrekt door de fabrikant/producent/invoerder verbinden enkel deze fabrikant/producten/invoerder en kunnen bijgevolg niet tegen EOS worden ingeroepen noch kan de Klant op basis hiervan zich rechten tegen EOS.
   De Klant zal steeds de nodige maatregelen treffen om de integriteit, de veiligheid, de toegang en het onderhoud van de software, de hardware en alle andere materialen en gegevens te beveiligen en vrijwaren.
   Ingeval van een vermeende slechte werking van de hardware, software of diensten zal de Klant actief meewerken aan alle onderzoeken, die als doel hebben de oorzaak ervan te achterhalen en alle maatregelen treffen om bewijzen veilig te stellen, die relevant kunnen zijn. 
   De Klant zal nooit enige vordering hebben indien het gebrek voortvloeit uit het abnormaal gebruik en/of door het gebrek aan onderhoud en/of door de niet naleving van de voorschriften door de Klant en/of indien de Klant zonder onze toestemming wijzigingen heeft aangebracht.
   Eos is niet aansprakelijk voor storingen in het dataverkeer te wijten aan externe factoren of obstakels, inherent aan de omgeving van de telecommunicatie-infrastructuur, of ongevallen, of werkzaamheden inzake onderhoud, versterking, herinrichting of uitbreiding van netwerkinstallaties door de telecomoperator en/of serverprovider. Eos is niet aansprakelijk voor storingen te wijten aan het gebruik door de Klant van andere apparatuur of software van de door Eos voorziene hardware of te wijten aan alle factoren vreemd aan Eos. Eos is niet aansprakelijk voor de inhoud van de communicaties en berichten, noch voor de schade die zij aanrichten. 
   De Klant erkent uitdrukkelijk en aanvaardt dat de contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van EOS te allen tijde beperkt is tot de waarde van de levering/bestelling en dat deze nooit meer kan bedragen dan deze waarde. Voor zover de verzekeraar van EOS tussenkomst en op voorwaarde dat de verzekeraar effectief dekking verleent en uitbetaalt, zal de aansprakelijkheid van EOS beperkt zijn tot hetgeen de verzekeraar effectief uitbetaalt te vermeerderen met onze franchise, zonder dat EOS nog kan aangesproken worden voor verdere (niet-gedekte en/of niet uitbetaalde) schade.
   Elke aanspraak tot schadevergoeding of vordering tot vrijwaring of enige andere vordering ingesteld door de Klant of andere personen vervalt van rechtswege indien deze niet aanhangig is gemaakt bij de bevoegde Belgische rechtbanken binnen een termijn van vier (4) maanden nadat de feiten waarop de aanspraak is gebaseerd door de partij gekend waren of redelijkerwijze gekend konden zijn (= vervaltermijn).
   EOS zal nooit hoofdelijk aansprakelijk kunnen gesteld worden met andere eventuele betrokken partijen (andere leveranciers, verwerkers, tussenpersonen, transporteurs, …)

Intellectuele eigendomsrechten 

Elke intellectueel, industrieel of ander eigendomsrecht op werken die gecreëerd zijn door EOS, haar werknemers, consultants of onderaannemers in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst (inclusief software, hardware, technologie, vaardigheden, knowhow en informatie over het gebruik ervan), blijft de exclusieve eigendom van EOS en/of haar licentiegevers, al naargelang het geval. De levering van het product, hardware, software en/of diensten door EOS aan de Klant houdt geen enkele overdracht in van enig zulk recht. De vergoedingen betaald door de Klant houden geen betaling in voor de overdracht van enig zulk recht. 

Indien de partijen toch uitdrukkelijk en schriftelijk de overdracht van zulk recht overeengekomen zijn, dan blijft EOS titularis van dat recht tot op het ogenblik van de betaling door de Klant van de volledige prijs en alle bijkomende kosten.

Softwarelicenties 

De Klant verbindt zich ertoe, de door EOS en de betrokken softwareleveranciers meegeleverde licentievoorwaarden strikt na te leven. Indien de levering van hardware of diensten het gebruik van software vereist, die eigendom is van EOS of waarvoor haar een licentie gegeven is, dan verleent EOS aan de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om deze software te gebruiken. De licentie is in de prijs inbegrepen.

EOS kan op elk ogenblik en om welke reden dan ook verbeteringen en wijzigingen aanbrengen aan software. De Klant zal zich daar niet tegen verzetten. De Klant mag software en hardware enkel gebruiken voor het doel waarvoor deze gemaakt zijn. De Klant is verantwoordelijk voor de update van de systeemsoftware, indien de nieuwe versie van de software dit vereist.

Overdracht

EOS heeft het recht de Overeenkomst zonder de toestemming van de Klant geheel of gedeeltelijk over te dragen.

Vertrouwelijke informatie 

Elke partij zal alle informatie van de andere, waarvan redelijkerwijze aangenomen kan worden dat zij vertrouwelijk is, strikt vertrouwelijk behandelen, niet bekendmaken aan derden zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de andere partij en enkel gebruiken in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Elke partij zal vertrouwelijke informatie van de andere partij enkel bekendmaken aan of ter beschikking stellen van die werknemers, zelfstandige consultants of onderaannemers die betrokken zijn bij de uitvoering van de Overeenkomst en die onderworpen zijn aan dezelfde vertrouwelijkheidsverplichting als deze beschreven in onderhavig artikel. Bij de beëindiging van de Overeenkomst zal elke partij alle originelen en kopieën van vertrouwelijke informatie van de andere partij binnen de tien (10) werkdagen terugbezorgen. Deze bepaling zal na beëindiging van de Overeenkomst van kracht blijven gedurende drie (3) jaar.

Privacy en Gegevensbescherming

EOS verzamelt, registreert en verwerkt informatie en persoonsgegevens in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving. EOS vervult haar verplichtingen als verantwoordelijk en/of als verwerker van die gegevens in overeenstemming met de wWet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, de Algemene Verordening 2016/679 van 27 april 2016 en andere dwingende wetgeving. De gegevensverwerking wordt beperkt tot wat noodzakelijk is en de bewaartermijn van de persoonsgegevens is beperkt tot zolang als nodig voor het realiseren van de doeleinden van de verwerking. De persoonsgegevens worden op een passende manier beveiligd middels passende technische en organisatorische maatregelen. Het privacy-beleid kan steeds geraadpleegd en opgevraagd worden via ons algemeen e-mailadres: info@eos-software.be.  

Diverse bepalingen 

Indien een bepaling van deze voorwaarden, of een deel daarvan, niet afdwingbaar, nietig en/of strijdig zou zijn met een bepaling van openbare orde of dwingend recht, zal dit de geldigheid en afdwingbaarheid van andere bepalingen van deze algemene voorwaarden niet beïnvloeden. In een dergelijk geval zullen partijen onderhandelen om de onafdwingbare of strijdige bepaling te vervangen door een afdwingbare en rechtsgeldige betaling die zo nauw mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling. 

De Klant verbindt zich ertoe, de hardware en software te gebruiken als een goede huisvader.

De Klant zal EOS steeds nauwkeurig en tijdig inlichten over alle zaken die van belang zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en over elk feit dat op de Overeenkomst invloed heeft of kan hebben, inclusief alle informatie over en wijziging van zijn naam nationaliteit, maatschappelijke zetel, wettelijke vorm, vertegenwoordigers, BTW en andere toepasselijke belastingen, (gedelegeerde) bestuurders en rechtspersonen en entiteiten die een belang hebben in de Klant of waarin de Klant ene belang heeft. Bij afwezigheid van een dergelijke kennisgeving is de informatie of de wijziging niet afdwingbaar ten aanzien van EOS.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Het Belgische recht is uitsluitend van toepassing, de toepassing van het Weens Koopverdrag is expliciet uitgesloten. Ingeval van betwisting zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk bevoegd. EOS behoudt zich evenwel het recht voor afstand te doen van deze bevoegdheidsclausule.